Privacyverklaring

EP Vastgoedlabels is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor vragen over privacy kun je terecht bij info@ep-vastgoedlabels.nl.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming hoeven aanstellen tenzij dat in deze verklaring expliciet is vermeld; privacyvragen worden behandeld door de directie.

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres en organisatie.
• Pandgegevens: adres, BAG-gegevens, bouwjaar, oppervlakte, installaties en isolatiewaarden.
• Opnamegegevens: foto's van het pand, meetgegevens, plattegronden en ingevulde vragenlijsten.
• Dossier- en communicatiegegevens: berichten in het klantportaal, e-mailcorrespondentie, afspraken en statusupdates.
• Financiële gegevens: offertes, facturen, betaalstatus en (voor makelaars) commissieafspraken.
• Accountgegevens: inloggegevens, rol en het moment waarop je akkoord ging met de voorwaarden.
• Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie en cookievoorkeuren.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en richten ons niet op kinderen. Foto's worden gemaakt van het pand, niet van personen; komt er per ongeluk iemand in beeld, dan verwijderen we die foto op verzoek.

• Uitvoering van de overeenkomst — offerte, planning, opname, berekening, rapportage en oplevering van het energielabel of de meting.
• Wettelijke verplichting — registratie van het energielabel bij RVO/EP-Online conform NTA8800, en de fiscale bewaarplicht voor administratie.
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van onze systemen, kwaliteitsbewaking, dossiervorming en het afhandelen van klachten of geschillen.
• Toestemming — analytische en marketingcookies, en het toesturen van niet-noodzakelijke berichten. Toestemming kun je altijd intrekken.

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking met rechtsgevolgen voor jou.

Wij delen gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is. Met alle partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

• RVO / EP-Online — verplichte registratie en het opvragen van bestaande labels.
• Hosting- en databaseleverancier — beveiligde opslag van het CRM en klantportaal binnen de EU.
• Dropbox — opslag van foto- en dossiermappen.
• WeFact — facturatie en debiteurenbeheer.
• Microsoft 365 — verzending en archivering van e-mail.
• Accountant en, waar van toepassing, incassopartij of certificerende instelling.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Opdracht- en dossiergegevens: 7 jaar na oplevering, in verband met de fiscale bewaarplicht en aansprakelijkheid.
• Offertes en leads zonder opdracht: 12 maanden na het laatste contact.
• Geregistreerde energielabels: zolang het label geldig is (in de regel tien jaar) en daarna in het archief conform de fiscale bewaarplicht.
• Accountgegevens klantportaal: zolang het account bestaat, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Cookievoorkeuren en toestemmingslogboek: twaalf maanden.

Toegang tot dossiers is rolgebaseerd: klanten zien uitsluitend hun eigen panden en de documenten die wij voor hen vrijgeven. Al het verkeer verloopt via TLS, gegevens staan versleuteld opgeslagen en iedere wijziging in een dossier wordt vastgelegd in een auditlogboek.

Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen zodra dat vereist is.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Gaf je toestemming, dan kun je die op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan verwerkingen daarvóór.

Ingelogde klanten dienen een verzoek direct in via het klantportaal onder Privacy & gegevens. Anders kan het per e-mail naar info@ep-vastgoedlabels.nl. Wij reageren binnen één maand en kunnen om aanvullende identificatie vragen.

Ben je het niet eens met de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wij plaatsen functionele cookies die nodig zijn om de website en het portaal te laten werken. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen met jouw toestemming. Zie het cookiebeleid voor de volledige lijst en om je keuze aan te passen.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met vermelding van versienummer en datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve klanten actief.