Verwerkersovereenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de opdracht: plannen en uitvoeren van opnames, opstellen en registreren van labels en rapporten, en de bijbehorende communicatie en facturatie. De overeenkomst loopt zolang de hoofdovereenkomst duurt.

Wij verwerken uitsluitend op schriftelijke instructie van de verantwoordelijke, tenzij een wettelijke plicht ons tot iets anders verplicht — in dat geval melden wij dat vooraf. Wij verwerken de gegevens niet voor eigen doeleinden.

Al onze medewerkers en ingeschakelde adviseurs zijn tot geheimhouding verplicht en hebben alleen toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor hun taak.

• Betrokkenen: huurders, bewoners, eigenaren en contactpersonen van de opdrachtgever.
• Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, afspraakgegevens, pand- en installatiegegevens en foto's van het pand.

• Versleutelde verbinding (TLS) en versleutelde opslag binnen de EU.
• Rolgebaseerde toegang met row-level security; klanten zien uitsluitend hun eigen dossiers.
• Auditlogboek van alle wijzigingen in dossiers, documenten en facturen.
• Periodieke back-ups en een hersteltest.
• Beperkte bewaartermijnen en gestructureerde verwijdering na afloop.

Wij schakelen de volgende subverwerkers in, met wie wij eigen verwerkersovereenkomsten hebben gesloten: hosting- en databaseleverancier (EU), Dropbox (documentopslag), Microsoft 365 (e-mail) en WeFact (facturatie). Wijzigingen melden wij vooraf, waarbij de verantwoordelijke gemotiveerd bezwaar kan maken.

Doorgifte buiten de EER vindt uitsluitend plaats op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren wij de verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, met alle informatie die nodig is voor een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij treffen direct maatregelen om de inbreuk te beperken en registreren elk incident.

Ontvangen wij een verzoek van een betrokkene, dan verwijzen wij door naar de verantwoordelijke en verlenen wij redelijke medewerking bij de afhandeling. De verantwoordelijke mag maximaal eenmaal per jaar een audit (laten) uitvoeren op onze naleving; kosten daarvan komen voor rekening van de verantwoordelijke, tenzij tekortkomingen worden vastgesteld.

Na afloop van de overeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens of geven wij deze terug, naar keuze van de verantwoordelijke, behoudens gegevens die wij op grond van een wettelijke bewaarplicht (zoals de fiscale bewaartermijn van 7 jaar) moeten bewaren.

Wil je deze verwerkersovereenkomst ondertekend ontvangen, vraag hem dan aan via info@ep-vastgoedlabels.nl of via de contactpagina. Wij sturen dan een op jouw organisatie toegesneden exemplaar ter ondertekening.